Avis Juridique
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Précision de l’information
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Messagerie électronique par internet
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Compétence législative
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Politique de confidentialité
L’objectif de cette politique est d’énoncer l’engagement de Dumais Sauvageau Garon inc. à prendre les moyens nécessaires pour la protection des renseignements personnels. Nous savons à quel point la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels sont importantes. C’est pourquoi nous avons élaboré des politiques, directives et règles en matière de confidentialité de l’information afin d’assurer la protection des renseignements personnels.
Politique de gestion des renseignements personnels
Le respect de la vie privée et de la confidentialité est une préoccupation importante de la population canadienne. Au cours des dernières années, les parlements fédéraux et provinciaux ont adopté diverses mesures législatives visant spécifiquement à protéger les renseignements personnels. Depuis la création de Dumais Sauvageau Garon inc., nous avons mis en place des mesures de contrôle importantes et efficaces dans le but de protéger la nature confidentielle des renseignements personnels que nous détenons. Afin d’offrir des services de qualité en matière de sécurité financière, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels d’ordre médical, financier et familial. Nous gérons ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires et en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur au Canada.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Il s’agit de tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne. Cette notion exclut le nom et le titre d’un employé d’une organisation et les adresses et numéros de téléphone de son lieu de travail. Aussi, cette notion ne concerne pas les renseignements relatifs aux compagnies et aux autres personnes morales.
Collecte de renseignements personnels et constitution d’un dossier
Les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont consignés dans un dossier dont l’objet est de vous permettre de bénéficier de l’offre de différents services financiers d’assurance, d’épargne collective, de contrats d’investissement, de rente et de services complémentaires. Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous ou auprès de tiers, avec votre consentement, sont nécessaires pour que nous puissions vous offrir les services que vous souhaitez obtenir. Si vous refusez de nous les communiquer ou de nous donner les consentements requis à leur égard, il se pourrait qu’il nous soit impossible de faire affaire avec vous. Nous recueillons les renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires à l’objet du dossier et n’utilisons que des moyens licites pour ce faire. Ces renseignements personnels doivent d’abord être recueillis auprès de vous. Sous réserve des exceptions prévues à la loi, ce n’est qu’avec votre consentement que nous pouvons recueillir auprès de tiers des renseignements personnels qui vous concernent. Lorsque cela se produit, la source de ces renseignements est inscrite au dossier. Les propositions et formulaires que nous utilisons comportent une section relative au consentement nous permettant de recueillir, d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels qui vous concernent dans certaines circonstances. Il est important de prendre connaissance de cette section avant d’y apposer votre signature. Nous vous demandons toujours votre consentement avant de recueillir ou de communiquer tout renseignement d’ordre médical vous concernant.
Détention, utilisation et communication de renseignements personnels
Nous prenons et appliquons les mesures de sécurité nécessaires et appropriées pour assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en notre possession. Les renseignements personnels contenus dans les dossiers ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui sont qualifiés pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Nous avons aussi mis en place plusieurs mesures de sécurité, notamment :
- La signature par tous nos employés, permanents et temporaires, d’un engagement de confidentialité;
- L’ajout à notre code de déontologie de règles concernant l’obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers. La violation de ces règles entraîne des sanctions pouvant aller jusqu’au congédiement;
- L’obligation pour nos mandataires et fournisseurs de biens et de services qui ont accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité;
- La mise en place de systèmes de sécurité dans nos établissements d’affaires pour éviter tout accès non autorisé à nos locaux;
- La mise en place de mesures de protection appropriées relatives à nos systèmes informatiques et aux renseignements qu’ils contiennent.
Dans la mesure du possible, nous veillons à ce que les renseignements personnels contenus dans le dossier que nous détenons sur vous soient à jour avant de les utiliser pour prendre une décision qui vous concerne. À moins que vous n’y consentez ou que la loi ne le prévoie, les renseignements personnels contenus dans le dossier que nous détenons sur vous ne sont pas utilisés à des fins qui ne sont pas pertinentes à l’objet de ce dossier.
Nous utilisons et communiquons nos listes de clients uniquement dans les limites permises par la loi. Nous pouvons nous servir de ces listes pour informer nos clients de nos promotions ou leur offrir un nouveau produit. En tout temps, vous pouvez faire retirer votre nom de nos listes de sollicitation en faisant parvenir une demande à l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels.
Nous ne pouvons pas communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans le dossier que nous détenons sur vous, sauf si vous y consentez par écrit ou si la loi le prévoit (dans le cas d’une enquête par des officiers de justice par exemple). L’envoi de renseignements personnels qui vous concernent à l’extérieur de Dumais Sauvageau Garon inc. se fait alors de manière à en assurer la confidentialité, et ce, même si vous êtes le destinataire.
Droit d’accès et de rectification
Vous pouvez avoir accès aux renseignements personnels vous concernant contenus au dossier que nous détenons sur vous en faisant une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels. Ce droit d’accès et de rectification comprend, entre autres :
- Le droit de consulter gratuitement les renseignements personnels contenus dans ce dossier;
- Le droit d’obtenir une copie des renseignements personnels contenus dans ce dossier;
- Le droit de faire corriger des renseignements personnels incomplets, inexacts ou équivoques contenus au dossier.
Durée de conservation
Dumais Sauvageau Garon inc. conservera les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. La durée minimale de conservation des livres, registres et dossiers clients sera celle prescrite par règlement soit 7 ans à partir de la fermeture du dossier.
Destruction des renseignements personnels
Toute destruction de dossiers, livres, registres ou documents contenant des renseignements personnels sera effectuée en respectant le caractère confidentiel de ces renseignements.
Bris de confidentialité
Dès qu’un employé ou représentant est informé d’un bris de confidentialité réel ou potentiel, il doit contacter immédiatement le Responsable de la protection des renseignements personnels. Immédiatement après en avoir été informé, cette personne responsable devra déployer tous les efforts nécessaires et raisonnables afin de minimiser les impacts d’un tel bris de confidentialité et devra veiller à rétablir la situation dans les meilleurs délais. Entre autres choses, la personne responsable devra aviser immédiatement le client concerné du bris de confidentialité le concernant afin que celui-ci prenne les mesures appropriées et requises afin de se protéger adéquatement.
Politique de traitement des plaintes
Le but de la politique de traitement des plaintes est de mettre sur pied une procédure équitable et gratuite afin de traiter les plaintes reçues. Cette politique explique notre processus de traitement des plaintes.
Plainte
Pour les fins de la présente Politique, une plainte doit comporter au moins un des trois éléments suivants :
- Un reproche à notre endroit;
- L’identification d’un préjudice subi ou que pourrait subir le plaignant;
- La demande d’une mesure corrective.
La responsable des plaintes, Mme Émilie Jalbert, veillera à l’application de cette politique, et s’assurera que les plaintes reçues chez Dumais Sauvageau Garon inc. soient traitées conformément à la présente politique.
Madame Émilie Jalbert agit à titre coordonnatrice en relation client en plus d’être conseillère financière pour le cabinet. Elle est responsable de transmettre au personnel toute l’information nécessaire au respect de cette politique. La responsable a également pour fonctions :
- De faire parvenir un accusé de réception et un avis au plaignant;
- De transmettre le dossier à l’AMF, sur demande du plaignant;
- De transmettre un rapport deux fois par année à l’AMF, par le biais du Système de rapport de plaintes (SRP).
Insatisfaction ou préoccupation
Une démarche informelle pour faire corriger un problème particulier ou pour obtenir des informations, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de notre cabinet, ne constitue pas une plainte. En premier lieu, le plaignant est encouragé à communiquer avec son conseiller ou avec le service à la clientèle, par téléphone au 418-899-6717 ou par courriel à l’adresse suivante : info@cabinetdsg.ca.
Comment porter plainte?
Le plaignant qui n’est pas satisfait des réponses ou informations obtenues à l’étape précédente et qui désire porter plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante :
Dumais Sauvageau Garon, cabinet en planification financière,
10 rue de L’Église, Témiscouata-sur-le-Lac
(Québec), G0L 1X0
Tout en mentionnant comme objet : « Plainte – à remettre au responsable des plaintes »
Réception et traitement d’une plainte
Tout employé saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable des plaintes. Dès réception de la plainte, Dumais Sauvageau Garon inc. enclenchera son processus de traitement d’une plainte.
Un accusé réception de la plainte sera transmis au client dans les 10 jours ouvrables après réception de la plainte et ouverture du dossier par le responsable des plaintes. Le traitement de la plainte, c’est-à-dire l’analyse de la plainte et des documents pertinents, sera effectué dans un délai de 90 jours, après la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. Le responsable transmettra au plaignant une réponse finale, écrite et motivée à l’intérieur de ce délai.
Registre des plaintes
Chaque plainte fait l’objet d’un dossier distinct. Ce dossier comprend les éléments suivants :
- La plainte écrite du plaignant, incluant les éléments de la plainte (le reproche à l’endroit du cabinet ou du représentant autonome ou du partenaire; le préjudice réel ou potentiel; la mesure corrective demandée);
- Les détails du processus de traitement de la plainte (l’analyse et les documents l’appuyant);
- La réponse finale au plaignant, écrite et motivée.
Transmission du dossier de plainte à l’AMF
Si le plaignant n’est pas satisfait de la position finale obtenue ou du traitement de sa plainte ou si 90 jours se sont écoulés après l’ouverture de son dossier, il peut nous demander, et ce, en tout temps, de transférer son dossier à l’AMF qui procédera à sa propre analyse. Le plaignant peut à cet effet utiliser le « Formulaire de transfert de dossier à l’Autorité » disponible sur le site web de l’Autorité. Le dossier transféré est composé de l’ensemble des éléments d’information relatifs à la plainte. Le dépôt de la plainte auprès de l’autorité n’interrompt pas la prescription des recours devant les tribunaux de droit civil. Le respect des règles de protection des renseignements personnels en notre possession demeure notre responsabilité.